בגדול תפקידו להיות המוציא לפועל של כל מה שתכננתם ולוודא שברגע האמת הכל יתנהל בצורה הטובה ביותר. מנהל אירוע חיצוני יציע מגוון שירותים, שיקלו עליכם ובעיקר יאפשרו לכם לחגוג בראש שקט:
- התנהלות מול נותני השירות: הוא יוצר איתם קשר מראש, מציג את עצמו ומיידע שהם יכולים לפנות אליו בכל עניין במידת הצורך. בנוסף הוא מבצע מעבר על ההסכמים, מוודא כי כולם מגיעים ועוזבים על פי זמני ההגעה והסיום שסוכמו ואחראי על עניין התשלומים בתום האירוע.
- לו"ז והתנהלות האירוע: בונה לו"ז אירוע ומוודא שמנהל האירוע מטעם האולם בקיא בו ועוקב אחריו לאורך האירוע, הכל עם הבנה כי הדברים הם דינמיים ויש שינויים והתאמות הכרחיים. תפקידו להיות בקיא בכל הפרטים הקטנים ולדאוג שהכל מתקתק-החל בקבלת הפנים, העיצוב, שיר הכניסה לחופה ועד לאביזרים שיחולקו ברחבת הריקודים. על פי כל הפרטים שקיבל, הוא מוודא כי הכל אכן קיים כפי שסוכם וכל דבר קורה בדיוק בזמן שלו.
- הושבה: מקבל מהזוג מראש את כל הפרטים לסידור השולחנות והסיכום מול הזוג ומוודא שעניין רגיש זה עובר בצורה חלקה. "ביום האירוע אני מוודאת שיש מספיק כסאות סביב כל שולחן ושכל אחד יושב בשולחן שהזוג בחר לו." מסבירה אוריום, "עד החופה אני נמצאת בקבלת הפנים ונותנת מענה במידה ויש בעיה עם מקומות הישיבה. בזמן שהאורחים מתיישבים אני מוודאת שכולם יושבים במקומם, שהמקום לא פותח סתם רזרבות ולבסוף גם סופרת את כל האורחים."
"כמנהלת אירוע חיצונית, חשוב לי להסביר לזוגות שלי שהם הופכים ממש לחברים שלי ואנו מתחילים תהליך בו אני מלווה אותם בכל רגע ונמצאת לצידם בכל דבר." אומרת אוריום, "לפני האירוע, וכמובן שביום החתונה עצמו. אני דואגת לקבל מהם את כל המידע החשוב לאירוע – מהפרטים הגדולים ועד הקטנים ביותר. כמו כן, חשוב לי להבין מכל זוג מה הכי חשוב לו וממה הוא חושש – כדי לשים על כולם דגש וששום פרט לא יפול בין הכיסאות."
מנהל אירוע מטעם האולם או גן האירועים אחראי על השירותים השונים שמספק המקום עצמו: קייטרינג, מלצרים , בר, ניקיון ותחזוקה, ואמנם יודע להתנהל גם מול שאר הספקים שהזוג בחר, אך לא בהכרח שוחח איתם מראש, עדכן ותיאם את כל הפרטים.
מנהל אירוע חיצוני לעומת זאת, אינו כפוף למקום. הוא נשכר מטעם הזוג ולכן האינטרסים שלהם הם בראש מעייניו. אין עליו שום אחריות או לחץ מהמקום עצמו ולכן הוא חופשי לגמרי למלא את רצונות הזוג. הוא מדבר עם כל נותני השירות מראש, מתאם איתם ומוודא שכל מה שסוכם מתבצע בפועל ביום החתונה עד לפרטים הכי קטנים.
זוגות שבוחרים לשכור את שירותיו של מנהל אירוע חיצוני, עושים זאת כי חשוב להם שהחתונה שלהם תתנהל בצורה טובה, בדיוק איך שדמיינו וללא "תקלות", שהמשפחה והחברים שלהם יוכלו פשוט להנות ולא "לבזבז" את היום החשוב כל כך בביצוע משימות שהוטלו עליהם.
זוגות שבוחרים במנהל אירוע חיצוני, מודעים ליתרונות הרבים שבכך, ומעדיפים לתת את מלוא האחריות לאדם שזהו מקצועו, שאפשר לסמוך עליו שהכל "יתקתק" ושיתן להם את התחושה שהם אינם צריכים להתעסק בשום פרט מלבד מלהנות ולדעת שיש מי שידאג לתת מענה ופיתרון לכל בעיה שעלולה לצוץ.
בנוסף, מנהל האירוע החיצוני יכול לחסוך לזוג כסף. למשל, בפתיחה של מנות "רזרבה" מיותרות, או בקבוקי אלכוהול בבר – במידה והזוג קונה באופן עצמאי, או בוחר לשדרג את חבילת ה״בסיס״ של המקום.
את שירותיו של מנהל אירוע חיצוני כדאי לשכור בשני מקרים עיקריים:
- כאשר אתם מתחתנים במקום מסודר (גן או אולם אירועים) ומעדיפים להתנהל מול מישהו מקצועי שלא כפוף למקום וידאג שהאירוע מתקתק, ששום דבר לא מתפספס ושכל מה שהובטח לכם אכן מתממש.
- כאשר אתם מחליטים לקיים חתונה בשטח (בקיבוץ, במושב, בחצר של ההורים) וסוגרים את נותני השירות מראש, אך רוצים למנות מישהו מקצועי שתפקידו לנהל את האירוע משלב ההקמות ועד הפרט האחרון, כך שלא תצטרכו לעשות זאת בעצמכם. במקרה כזה, על מנהל האירוע שמתפקד כמפיק בפועל, יש אחריות גדולה הרבה יותר. הוא מקבל את אחריות מנהל האירוע החיצוני, ובנוסף גם את אחריותו של מנהל אירוע מטעם המקום. במקביל, תפקידו הוא גם "לנצח" על כל הספקים ונותני השירות שמרכיבים את האירוע – כדי שכל מה שדמיינתם יקרה ובגדול.
בבחירת מנהל אירוע חיצוני – חשוב מאוד לבחור באדם שיש לכם כזוג כימיה טובה איתו, שנותן את התחושה שהוא אמין, מקצועי, אסרטיבי ושאפשר לסמוך עליו שידאג באמת לאינטרסים שלכם ויעשה זאת בצורה מכובדת. בנוסף, מומלץ לבחור באדם מאורגן ומסודר שידע להמליץ ולכוון אתכם מניסיונו, ספציפית לגבי האירוע בו בחרתם והרצונות שלכם. כמובן כדאי שיהיו לו אנרגיות טובות וחיוביות שיזרמו הלאה אל המשפחות, האורחים והספקים ביום חתונתכם.
אוריום רול, היא מנהלת ומפיקת אירועים שכולה קסם. אחת כזו שתהיה לצידכם בכל פרט ותקדיש את כל כולה לוודא שיום החתונה שלכם יהיה מעבר למה שדמיינתם ואתם תהיו בה הכי "קול". אתם מוזמנים להתרשם וליצור קשר עם אוריום דרך עמוד הפייסבוק שלה.
